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5 pasos para tener notas mas organizadas y productivas

¿Eres de los que siguen sintiéndose más cómodos y creativos escribiendo sus ideas en papel?

¡No te sientas mal, yo también! Aquí te dejo un sistema probado para tener notas organizadas y a su vez un sistema para poder llevarlo a lo digital y se vuelvan más productivas tus notas.

Siendo que la tecnología ya la podemos ver en todos lados y podemos hacer tanto con ella; algunos seguimos utilizando libretas, post it, cuadernos y hojas sueltas para aterrizar mejor nuestras ideas, cuando tenemos tanto en la cabeza, tu como emprendedor  entiendes mejor que nadie, porque en un solo día puedes llegar a tener 500 ideas y puede ser cansado mentalmente no lograr organizarlas.

Fui de las que intento abandonarlo y cambiar por completo a la era digital en este sentido y ¡FRACASE!; No había manera de poder proyectar mis ideas en la computadora, me quedaba pensando y divagando horas además de que se me hacía muy fácil desviarme y abrir mis redes sociales por lo que perdía muchísimo tiempo solo tratando de aterrizar ideas.

Cuando uno toma apuntes, o escribe ideas, o recoge una anotación, está “capturando” algo que escucha, se le ocurre o le indican en ese momento. Pero el problema es que muchos apuntes se quedan ahí y luego no hacemos nada con ellos o nos cuesta convertirlos en acciones. Generalmente por dos motivos: 1) lo importante y accionable se pierde; 2) no revisamos las notas.

Para todo esto, debo aceptar que la era digital tiene sus ventajas y debía encontrar un sistema para poder combinar ambas y poder lograr que la inspiración fluyera entre mis ideas y el papel, teniendo como aliada a la productividad que es la ventaja de lo digital.

Mi enfoque principal es convertir mis notas en acciones. 

-Ve la nota de 3 influyentes empresarios que escriben sus ideas en papel –

1.- Notas organizadas 

Yo no era de las que solían tener los apuntes más bonitos en la escuela, ni la letra perfecta, eso si, siempre estaba viendo y separando todo con cuadros, globos, círculos y figuras geométricas entre una idea y otra. Ahora en citas con clientes, proveedores o cualquier persona, es de vida o muerte que mis notas me ayuden a saber que paso en esa cita y que acciones debo tomar cuando las vuelva a leer, así que empece a llevar este sistema que fui aprendiendo después de investigar en varios lugares y combinando el razonamiento de muchos programas digitales.

[ ] Acciones o Tareas (Generalmente las encierro en un rectángulo porque me llama más la atención) Tu puedes manejar el rectángulo o los corchetes.
! Datos importantes
* Ideas y Propuestas (Aquí tome la referencia de varios en el equipo que son menos intensos que yo, ellos utilizan un * yo todas las ideas o propuestas las encierro en un globo como este, tu puedes usar la que guste más)
@ Asignar a… (algo para enviar a otra persona)
# Referencias o cosas a revisar

 

También suelo dividir la hoja en dos y esto lo empece a hacer cuando vi a una amiga hacerlo, no sabía porque lo hacía pero me gustaba el formato y supuse que me podría ser útil, la divido y siempre dejo la parte de la derecha para acciones y tareas que en mi caso es lo más importante y así me permite verlas inmediatamente cuando reviso mis notas.

2.- Tengo un millón; ¿Cuál utilizo? 

Yo tengo un millón de libretas que ocupo para diferentes cosas (citas, escritorio, bolsillo, viaje, diseños y mi agenda) a mi me ayuda mucho y aparte soy fanática, sin embargo, para los que no llegan a este extremo recomiendo dos.

Una que sea la que tendrás en tu lugar de trabajo donde tomaras notas de todo, con quien tuviste cita, notas de esa cita, una inspiración que te llego por algo que viste, una idea, algo que tienes pendiente para otro día, TODO!!!

Y la de bolsillo que es una más delgada que puedas meter fácilmente en tu bolsa o portafolio y tomar notas cuando estés fuera de tu lugar de oficina sin dejar escapar nada.

3.- Secretos 

Aquí va lo que yo hago exactamente todos los días con mis notas. Por las noches, TODAS las noches escribo en mi agenda mis metas para el día siguiente y 3 tareas que debo hacer sin excusas que me acercarán a ellas o bien que son importantes para un tema que tenga en ese momento. Reviso todo lo que hice en el día y organizo mi día siguiente esto me ayuda a dormir tranquila pero sobre todo a ahorrar tiempo al otro día al saber que tengo preparado y que voy a hacer.

Todas mis notas tienen fecha hasta arriba, esto hace que cuando busque al final del día y repase las notas sea más fácil y no me confunda, también yo suelo poner en que lugar estuve, nombre de un restaurante, café o ciudad pero ya es cosa mía porque me gusta recordarlo.

Llegando a la computadora tomo un post it y escribo esas 3 actividades que son prioridad para mis metas y para mi día y las pego ahí para que las este viendo todo el tiempo y sepa que no se ha acabado mi día hasta que no quede listo lo que escribí ahí.

4.- Vuélelo productivo

Ahora viene lo interesante, como emprendedor para mi es indispensable cumplir con las tareas que tengo programadas en el día, no dejar ir ninguna idea y seguir viva en el intento así que combino todo lo de arriba con lo digital puede sonar mucho trabajo pero después de un tiempo funciona muy bien.

Todas las noches repaso mis notas esto me ayuda a recordar todo lo que escribí en el día para poder organizar el siguiente y para decidir que hacer con esas notas, son acciones para hacer, algo que quiera archivar, alguna idea importante, etc. Y todo esto lo paso a 3 diferentes programas.

Simpleology que es una maravilla en llevar tareas a realizar y más cuando tienes un equipo de trabajo ó Any To do que tiene una versión gratuita que funciona bien para llevar tu agenda. Yo utilizo simpleology ahí escribo las tareas para el equipo, mis actividades y agenda.

Evernote que me deja separar todas mis notas y ademas su buscador es super útil para cuando quieres buscar algo rápido, no tengas que buscar en cada libreta sino que el programa te lo encuentra rápido.

Y por último yo escribo muchas canciones que me gustaron de algún lugar al que fui o escuche de alguien más y cuando llego la agrego a mi lista en spotify.

5.- Suena intenso, lo sé

Hablo mucho sobre los hábitos y la disciplina que un emprendedor debe fomentarse y esto se vuelve hábito, todo esto me tarde mucho tiempo en que me funcionara porque o no hacía una o no hacía otra y lo mas importante de tomar notas que es llevarlo a la acción no pasaba porque lo olvidaba o no lo escribía.

Acepte que yo funciono mejor escribiendo las cosas en una libreta y lo adapte a lo digital que me ayuda muchísimo para volver esas notas más productivas. Tu le puedes modificar cosas y crear tu propio sistema que te funcione, lo importante es que no dejes ir las cosas.

Escríbeme en los comentarios ¿Qué te parece?; ¿Qué haces tú para organizarte? y si te ayudo en algo este post.

3 personalidades influyentes que sus ideas van directo a una libreta 

2 comments

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